Aviso de Privacidad Integral

Central de Servicios Disruptivos Garage de México, S.A.P.I. de C.V., con nombre comercial Quantum Garage (en lo sucesivo, “Quantum Garage”, “Veralty” o el “Responsable”), con domicilio para efectos del presente Aviso de Privacidad en Zapopan, Jalisco, México, es responsable del tratamiento, uso, protección y conservación de los datos personales que recabe con motivo del acceso, registro, contratación y uso de la plataforma tecnológica denominada Veralty (la “Plataforma”).

El presente Aviso de Privacidad Integral (el “Aviso”) se emite de conformidad con lo establecido por el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y demás artículos relativos de la Ley, así como el Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (el “Reglamento”), los Lineamientos del Aviso de Privacidad publicados por la Secretaría de Economía en el Diario Oficial de la Federación el 17 de enero de 2013 (los “Lineamientos”) y demás disposiciones vigentes en materia de protección de datos personales en México.

Para cualquier asunto relacionado con este Aviso, el ejercicio de derechos ARCO, revocación del consentimiento, limitación de uso o divulgación de datos personales, o cualquier solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales, podrá contactarnos en: legal@veralty.mx.

1. Alcance del Aviso

Este Aviso aplica al tratamiento de datos personales realizado por Veralty respecto de usuarios, prospectos, clientes, representantes legales, administradores de cuenta, usuarios autorizados, contactos de soporte, personas físicas cuyos datos sean incorporados en CFDI o CFDI de nómina, y demás personas cuyos datos personales sean tratados a través de la Plataforma.

Veralty es una plataforma de software como servicio (SaaS) que permite, entre otras funciones, la consulta y monitoreo de información fiscal, descarga y visualización de información fiscal, emisión de CFDI, complementos de pago, timbrado de nómina, generación de reportes informativos, administración de uno o varios RFC y demás funcionalidades habilitadas conforme al plan contratado.

Cuando el usuario cargue o procese datos personales de terceros, incluyendo clientes, empleados, proveedores, receptores de CFDI, contribuyentes o personas relacionadas con uno o varios RFC registrados, dicho usuario declara contar con autorización, consentimiento, relación jurídica, encargo, mandato o fundamento legal suficiente para hacerlo.

2. Datos personales que podemos recabar

Para prestar los servicios de Veralty, el Responsable podrá recabar y tratar, de manera directa o indirecta, las siguientes categorías de datos personales, según las funcionalidades utilizadas y el plan contratado:

2.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre completo, denominación o razón social, nombre comercial, cargo, puesto o relación con la persona moral o RFC registrado.
• Correo electrónico, número telefónico, domicilio, país, entidad federativa, datos de contacto y medios de comunicación proporcionados por el usuario.
• Datos de representantes legales, administradores de cuenta, usuarios autorizados, contactos de facturación, soporte o atención al cliente.

2.2 Datos de registro, cuenta y uso de la Plataforma

• Usuario, contraseña o credenciales de acceso, configuraciones de cuenta, perfiles autorizados, roles, permisos, RFC asociados y preferencias de uso.
• Datos técnicos y de operación, como dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, eventos de sesión, logs, bitácoras, interacciones dentro de la Plataforma e historial de aceptación de Términos y Condiciones.
• Comunicaciones, solicitudes de soporte, reportes de incidentes, mensajes, formularios, tickets, correos electrónicos y demás información proporcionada al interactuar con Veralty.

2.3 Datos fiscales, financieros y patrimoniales

• Registro Federal de Contribuyentes, régimen fiscal, domicilio fiscal, código postal fiscal, constancias de situación fiscal, obligaciones fiscales, opinión de cumplimiento y demás información fiscal disponible ante el SAT o fuentes relacionadas.
• CFDI emitidos y recibidos, complementos de pago, CFDI de nómina, acuses, folios fiscales, montos, conceptos, impuestos, retenciones, traslados, uso del CFDI, forma y método de pago, datos de emisores y receptores, información de nómina y demás datos necesarios para la emisión, consulta, descarga, organización o gestión de comprobantes fiscales.
• Información de suscripción, plan contratado, pagos, cargos, facturación, comprobantes, historial de pago y datos necesarios para procesar cobros, emitir CFDI y administrar la relación comercial.
• Datos de medios de pago en la medida en que sean necesarios para procesar la suscripción. Cuando el pago se realice mediante un procesador de pagos, Veralty no almacenará datos completos de tarjetas bancarias; dichos datos serán tratados por el procesador conforme a sus propios términos y avisos de privacidad.

2.4 e.firma, CSD e instrumentos fiscales

• Archivos, certificados, claves, contraseñas, vigencias, identificadores y demás elementos relacionados con la e.firma, la clave privada, el certificado digital, la contraseña de clave privada y el Certificado de Sello Digital (CSD), cuando sean cargados o habilitados por el usuario para utilizar funcionalidades de la Plataforma.
• Registros técnicos, bitácoras, eventos de carga, consulta, descarga, emisión, cancelación, revocación, suspensión y demás evidencia electrónica relacionada con el uso de dichos instrumentos fiscales.

2.5 Datos de terceros tratados a través de la Plataforma

• Datos personales de clientes, proveedores, receptores de CFDI, empleados, colaboradores, contribuyentes, personas morales relacionadas, usuarios autorizados o cualquier tercero cuya información sea registrada, cargada, consultada, descargada o procesada por el usuario.
• En materia de nómina, podrían tratarse datos como nombre, RFC, CURP, número de seguridad social, percepciones, deducciones, salario, puesto, periodicidad de pago, información laboral y demás datos necesarios para la emisión de CFDI de nómina, conforme a la información cargada o instruida por el usuario.

3. Datos personales sensibles

Veralty no busca recabar datos personales sensibles de manera intencional como finalidad ordinaria del servicio. Sin embargo, por la naturaleza de la información fiscal, financiera, laboral, de nómina o documental que el usuario cargue, consulte o procese en la Plataforma, Veralty podría tener acceso incidental a datos que pudieran considerarse sensibles conforme a la legislación aplicable, incluyendo información relacionada con salud, incapacidad, discapacidad, cuotas, deducciones, prestaciones, conceptos de nómina u otra información incorporada por el usuario o por fuentes externas.

En caso de que se traten datos personales sensibles, el tratamiento se limitará a lo estrictamente necesario para prestar los servicios, cumplir instrucciones del usuario, cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridad, proteger derechos o ejecutar la relación jurídica correspondiente. El Responsable implementará medidas de seguridad razonables conforme a la naturaleza de dichos datos.

Al registrar una cuenta, cargar información, activar funcionalidades, cargar e.firma o CSD, contratar una suscripción, aceptar este Aviso por medios electrónicos o utilizar la Plataforma, la persona titular otorga, cuando legalmente corresponda, su consentimiento expreso para el tratamiento de datos financieros, patrimoniales y, en su caso, sensibles, en los términos de este Aviso.

4. Medios de obtención de datos personales

Los datos personales podrán ser recabados directamente del usuario, de representantes, administradores de cuenta o usuarios autorizados, así como de manera indirecta o automatizada a través de la Plataforma, formularios, sitio web, medios electrónicos, correo electrónico, comunicaciones, servicios del SAT, PAC, proveedores tecnológicos, procesadores de pago, integraciones, APIs, sistemas de terceros o documentos cargados por el usuario.

Cuando los datos personales correspondan a terceros y sean proporcionados o cargados por el usuario, éste será responsable de informar a dichos titulares y obtener las autorizaciones, consentimientos o fundamentos legales necesarios para que Veralty pueda tratarlos conforme a este Aviso y a los Términos y Condiciones aplicables.

5. Finalidades del tratamiento

5.1 Finalidades primarias

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades necesarias para la relación jurídica, contratación, operación y prestación de los servicios:

• Identificar, registrar, autenticar y administrar usuarios, cuentas, RFC, perfiles, roles y usuarios autorizados.
• Permitir el acceso, contratación, activación de prueba gratuita, suscripción, renovación, cancelación, soporte y administración de la Plataforma.
• Consultar, monitorear, descargar, organizar y visualizar información fiscal disponible ante el SAT o fuentes relacionadas, por cuenta e instrucción del usuario.
• Utilizar la e.firma exclusivamente para las funcionalidades autorizadas de consulta, monitoreo, descarga, organización y visualización de información fiscal, salvo que una funcionalidad específica, disposición aplicable o instrucción expresa establezca lo contrario.
• Utilizar el CSD para la emisión, sellado, certificación, cancelación, consulta o gestión de CFDI, complementos de pago, CFDI de nómina y demás comprobantes fiscales digitales.
• Transmitir o comunicar la información estrictamente necesaria al PAC, procesador de pagos, proveedor de infraestructura, proveedores tecnológicos o terceros necesarios para prestar los servicios.
• Generar reportes, alertas, auditorías breves, indicadores, diagnósticos y demás información automatizada de carácter informativo y operativo.
• Procesar pagos, administrar suscripciones, verificar métodos de pago, prevenir contracargos, emitir comprobantes fiscales y atender aclaraciones de facturación.
• Proporcionar soporte técnico, atención al cliente, mantenimiento, actualizaciones, seguridad, prevención de fraude, monitoreo de uso, bitácoras, respaldo, recuperación e investigación de incidentes.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales, regulatorias, requerimientos de autoridad, prevención de responsabilidades, defensa jurídica, auditorías internas y conservación de evidencia.

5.2 Finalidades secundarias

Adicionalmente, los datos personales podrán tratarse para finalidades que no son indispensables para la prestación del servicio, pero que permiten mejorar la relación con el usuario y los productos de Veralty:

• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales, informativas, invitaciones a eventos, webinars, capacitaciones, actualizaciones, contenidos o noticias relacionadas con Veralty o Quantum Garage.
• Realizar encuestas de satisfacción, análisis estadísticos, estudios de mercado, segmentación comercial y evaluación de calidad del servicio.
• Desarrollar, probar, analizar, mejorar u optimizar funcionalidades, productos, reportes, modelos tecnológicos, algoritmos o soluciones basadas en inteligencia artificial, en la medida en que se utilicen datos personales identificables y dicha finalidad no sea necesaria para la operación o seguridad de la Plataforma.

La persona titular podrá negarse al tratamiento de sus datos personales para finalidades secundarias enviando una solicitud al correo legal@veralty.mx. La negativa para estas finalidades no será motivo para negar los servicios solicitados o contratados.

6. Información agregada, anonimizada e inteligencia artificial

Veralty podrá generar y utilizar información estadística, agregada, disociada y/o anonimizada que no permita identificar a una persona, usuario, contribuyente, empleado, cliente, proveedor, RFC u operación específica, para fines de análisis, métricas, mejora de funcionalidades, seguridad, detección de patrones generales, desarrollo tecnológico, entrenamiento o mejora de herramientas tecnológicas, modelos o soluciones basadas en inteligencia artificial, y desarrollo de nuevos productos o servicios.

La información agregada, estadística, disociada o anonimizada que no permita identificar directa o indirectamente a una persona no será considerada dato personal y podrá conservarse y utilizarse por Veralty sin limitación temporal, conforme a la legislación aplicable.

Veralty no utilizará información identificable del usuario o de terceros para entrenar modelos de inteligencia artificial cuando dicha información permita identificar a una persona, contribuyente, empresa, empleado, cliente, proveedor, RFC u operación específica, salvo que exista consentimiento expreso, mecanismo de autorización válido o fundamento legal suficiente conforme a este Aviso y la legislación aplicable.

7. Relación responsable-encargado y datos de terceros

Cuando Veralty trate datos personales del usuario para fines propios de identificación, contratación, facturación, cobranza, soporte, seguridad, administración de cuenta, relación comercial, cumplimiento legal, defensa jurídica y mejora del servicio, actuará como responsable del tratamiento.

Cuando Veralty trate datos personales de terceros por cuenta del usuario, incluyendo datos de clientes, empleados, proveedores, receptores de CFDI, contribuyentes o personas asociadas a los RFC registrados, actuará, en lo aplicable, como persona encargada del tratamiento, sujetándose a las instrucciones lícitas del usuario, a los Términos y Condiciones, a este Aviso, a los acuerdos aplicables y a la legislación vigente.

El usuario continuará siendo responsable de la licitud de la carga, uso y tratamiento de los datos personales de terceros que incorpore a la Plataforma, así como de contar con los avisos de privacidad, autorizaciones, consentimientos, encargos, mandatos, relaciones jurídicas o fundamentos legales necesarios.

8. Transferencias y comunicaciones de datos personales

Veralty no vende, renta ni comercializa datos personales. Sin embargo, para cumplir con las finalidades descritas, podrá transferir, remitir, comunicar o permitir el acceso a datos personales en los casos permitidos por la legislación aplicable y, según corresponda, a los siguientes terceros:

• Autoridades fiscales, administrativas, judiciales o competentes, cuando exista obligación legal, requerimiento, orden, mandato fundado o sea necesario para proteger derechos.
• PAC, proveedores de certificación, SAT, integraciones fiscales o terceros necesarios para la emisión, certificación, cancelación, consulta o gestión de CFDI y demás comprobantes fiscales digitales.
• Procesadores de pago, instituciones financieras, proveedores de cobranza, prevención de fraude o validación de operaciones, para procesar cargos, suscripciones, contracargos, reembolsos o aclaraciones.
• Proveedores de infraestructura tecnológica, nube, hosting, almacenamiento, seguridad, soporte, comunicaciones, analítica, monitoreo, correo electrónico, mensajería, mantenimiento, respaldo o servicios tecnológicos necesarios para operar la Plataforma.
• Asesores legales, contables, fiscales, auditores, aseguradoras, peritos o terceros necesarios para cumplir obligaciones, atender reclamaciones, ejercer derechos, defender intereses o resolver controversias.
• Sociedades relacionadas, afiliadas, adquirentes, inversionistas o terceros participantes en reorganizaciones corporativas, fusiones, escisiones, adquisiciones, ventas de activos, transmisión de negocio o alianzas estratégicas, conforme a la legislación aplicable.
• Socios comerciales y comisionistas del programa de socios de Veralty que invitaron a la persona usuaria mediante su código o enlace de referido: se les comunican el nombre de la persona usuaria, el nombre de su cuenta, su correo electrónico, su número telefónico y la etapa de su cuenta (registro, prueba o cliente), con la finalidad de darle seguimiento comercial y atención. Nunca se les comunican su RFC, sus datos fiscales ni montos de facturación o de pago.

Algunos proveedores tecnológicos podrán ubicarse o alojar información fuera de México, por lo que podrían existir transferencias o tratamientos internacionales de datos personales. En tales casos, Veralty procurará que el tratamiento se realice conforme a medidas razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos.

Las remisiones de datos a personas encargadas necesarias para prestar los servicios no se considerarán transferencias en términos de la legislación aplicable, cuando dichas personas traten los datos por cuenta del Responsable o del usuario y conforme a las instrucciones correspondientes.

9. Opciones para limitar el uso o divulgación de datos

La persona titular podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales, así como manifestar su negativa para recibir comunicaciones comerciales o promocionales, mediante solicitud enviada al correo legal@veralty.mx.

Asimismo, la persona titular podrá utilizar los mecanismos de baja, desuscripción o configuración que, en su caso, se encuentren disponibles en la Plataforma o en las comunicaciones electrónicas enviadas por Veralty.

10. Derechos ARCO

La persona titular tiene derecho a acceder a sus datos personales; rectificarlos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados; cancelarlos cuando considere que no son necesarios para las finalidades informadas o se traten indebidamente; y oponerse al tratamiento de los mismos, en los términos previstos por la legislación aplicable.

Para ejercer sus derechos ARCO, la persona titular o su representante legal deberá enviar una solicitud al correo legal@veralty.mx, indicando, al menos:

• Nombre completo de la persona titular y, en su caso, de su representante legal.
• Correo electrónico o medio para recibir respuesta.
• Derecho ARCO que desea ejercer y descripción clara de la solicitud.
• Descripción de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer el derecho correspondiente.
• Documentos que acrediten la identidad de la persona titular y, en su caso, la personalidad del representante legal.
• Cualquier información adicional que facilite la localización de los datos personales.

Veralty dará respuesta a la solicitud en los plazos previstos por la legislación aplicable. La procedencia del ejercicio de derechos ARCO podrá estar sujeta a limitaciones legales, contractuales, fiscales, técnicas, de seguridad, conservación, bloqueo, defensa jurídica o cumplimiento de obligaciones.

11. Revocación del consentimiento

La persona titular podrá revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, mediante solicitud enviada al correo legal@veralty.mx. La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá no proceder cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales, regulatorias, de seguridad, defensa jurídica, conservación de evidencia o para ejecutar la relación jurídica entre la persona titular y Veralty.

En caso de que la revocación se refiera al uso de e.firma, CSD o información fiscal necesaria para operar determinadas funcionalidades, Veralty podrá suspender o limitar las funcionalidades que dependan de dichos instrumentos o datos, sin que ello afecte los actos realizados con anterioridad.

12. Conservación, bloqueo y eliminación

Veralty conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en este Aviso, prestar los servicios, mantener la cuenta, operar la Plataforma, cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales y regulatorias, atender requerimientos de autoridad, resolver controversias, conservar evidencia, prevenir responsabilidades y ejercer derechos.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento, los datos personales podrán ser bloqueados y posteriormente eliminados, salvo que exista una obligación legal, fiscal, contractual, de seguridad, respaldo, auditoría, defensa jurídica o conservación que justifique su conservación por un plazo mayor.

La eliminación de información podrá estar sujeta a limitaciones técnicas, legales, fiscales, contractuales, de respaldo, seguridad o defensa jurídica. La información agregada, disociada o anonimizada que no permita identificar a una persona podrá conservarse sin limitación temporal.

13. Medidas de seguridad

Veralty implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado, considerando la naturaleza de los datos tratados y los riesgos asociados a la Plataforma.

Dichas medidas podrán incluir, de manera enunciativa, controles de acceso, cifrado, segregación de permisos, bitácoras, monitoreo, autenticación, restricciones internas, respaldos, protocolos de seguridad, administración de incidentes y obligaciones de confidencialidad aplicables al personal y proveedores autorizados.

La persona titular reconoce que ningún sistema, red, infraestructura tecnológica, servicio en la nube, medio de transmisión o almacenamiento electrónico es absolutamente seguro o invulnerable, por lo que Veralty no garantiza seguridad absoluta frente a eventos fuera de su control razonable.

14. Cookies y tecnologías de rastreo

El sitio web y la Plataforma podrán utilizar cookies, web beacons, píxeles, identificadores, herramientas de analítica y tecnologías similares para habilitar funcionalidades, autenticar sesiones, recordar preferencias, mejorar la experiencia de usuario, analizar el uso del servicio, prevenir fraude, monitorear seguridad y realizar mediciones estadísticas.

Estas tecnologías podrán recabar información como dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, tiempo de navegación, interacciones, eventos técnicos y preferencias. La persona titular podrá deshabilitar cookies desde la configuración de su navegador; sin embargo, algunas funcionalidades podrían verse limitadas o no operar correctamente.

15. Menores de edad

Veralty no está dirigido a menores de edad. El Responsable no busca recabar intencionalmente datos personales de menores, salvo que dichos datos sean incorporados por el usuario en información fiscal, laboral, de nómina, CFDI o documentos procesados bajo su responsabilidad y conforme a las finalidades necesarias para la prestación del servicio.

16. Cambios al Aviso de Privacidad

Veralty podrá modificar o actualizar este Aviso en cualquier momento por razones legales, regulatorias, técnicas, comerciales, operativas, de seguridad o por cambios en la Plataforma. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web oficial, dentro de la Plataforma o comunicadas por los medios disponibles.

El uso continuado de la Plataforma después de la publicación o comunicación de una nueva versión del Aviso implicará el conocimiento de dicha versión, sin perjuicio de los consentimientos que, en su caso, deban recabarse conforme a la legislación aplicable.

17. Autoridad competente y procedimiento de protección de derechos

En caso de que la persona titular considere que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables.

18. Consentimiento

Al registrarse en la Plataforma, activar el periodo de prueba, contratar una suscripción, cargar información, cargar o habilitar e.firma o CSD, aceptar mediante casillas o botones, realizar un pago, acceder o utilizar Veralty, la persona titular manifiesta haber leído y entendido este Aviso de Privacidad y, cuando legalmente corresponda, otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí establecidos.

La persona titular reconoce que el tratamiento de ciertos datos personales, incluyendo datos fiscales, financieros, patrimoniales, e.firma, CSD e información de terceros, puede ser necesario para la prestación de los servicios; por lo tanto, la negativa o revocación del consentimiento respecto de dichos datos podrá impedir, limitar o suspender el uso de determinadas funcionalidades de la Plataforma.

Tratándose de datos personales de terceros cargados, registrados o procesados por el usuario en la Plataforma, el usuario declara y garantiza que ha informado a dichos titulares sobre el tratamiento de sus datos personales y que cuenta con los consentimientos, avisos de privacidad, encargos, mandatos, relaciones jurídicas o fundamentos legales necesarios para que Veralty pueda tratarlos conforme a este Aviso y a los Términos y Condiciones.